ならきち
です。
今回は珍しく広報業務について書こうと思います。

テーマはメディアキャラバンです!
どこかの迷える広報担当者の役に立ったらとても嬉しいです。
以下、自社と離れた地域でキャラバンした時の体験談となります。

▼山形でメディアキャラバンした時の写真。これはテレビユー山形さん。
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【1】出張日程を決める
・「なぜこのタイミングで?どこに?何をしに?いくのか」会社に伝えて出張を勝ち取りましょう。
・記者は月曜日と金曜日が忙しい、なんていう噂を聞くので、私は火曜日~木曜日に設定しています。
・出張予定地で大きなイベントがある時なども避けた方が賢明です。

【2】現地のメディアをリストアップする
・現地のメディアを分かる限りリストアップします。
・連絡先を調べます。(PR手帳、インターネット、人脈などを使う)
・地図上で、各メディアの位置を把握します。

▼例えば山形市だと、こんなに多くのメディアが近場にあります。
 ホントはもっとあります。一部しか抜粋しなくてすみません…汗
山形周辺図


【3】ご面談のお願い文書を作る
・私が尊敬する広報パーソンから聞いた方法です。
・アポ取りのためにA4一枚でご面談のお願い文書を作成します。
・「ちょっとお話したいです」という旨と、その内容を簡潔にまとめたものです。
・電話口でうまく話す自信がなくても、あらかじめこれを送っておくと話が伝わりやすいです。
・これをまとめることで、伝えたいポイントを自分の頭の中で整理することもできます。

▼サンプルです。これは文章だけですが、写真があっても良いと思います。
 FAXは白黒になるので、その点は注意しましょう。
面談のお願いイメージ図


【4】アポをとる
・ご面談のお願いを一番優先度の高いメディアにFAXして、電話をかけます。
・「先ほどFAXで面談のお願いをお送りした〇〇と申します。〇〇について〇分でもいいのでお話する時間をいただきたいと考えているのですが、ご担当の方はいらっしゃいますか。」みたいなことを伝えます。
・担当者につないでもらったら手短に熱弁しましょう!

【5】次のアポをとる
・一つアポが取れたら、次に行きたいところへの移動時間を考えてアポ取りを続行します。
・前項のくだりを繰り返して、まわり切れそうな範囲でアポを入れます。

・適切な数のアポを取り終えたら、地図を見て近場の飛び込み先も選定しておきます。

【6】準備
・会社のことを簡単に説明できる資料を用意する。
・今回お話したい事柄を説明できる資料(写真多めが良い)を用意する。
・商品があれば現物を持っていくと良いと思います。
数字関連は聞かれることが多いのであらかじめ調べておきましょう。(金額、日時、年数、人数、広さ、など)

数字

・現地の交通機関やダイヤを下調べしましょう。(電車やバスの本数が少ない場合も。レンタカーを借りられると楽そう。その場合は駐車場の有無も調べておくと良い)

【7】当日
・資料をばっちり準備して元気に出張します。
・服装は自分の会社の方針に合わせれば良いと思います。
・アポイント先を訪問しつつ、微妙なスキマ時間があったら近場で飛び込みしてまわります。
・飛び込みでも、「東京から来たんです!」など言ってお願いすると、5分ぐらい話を聞いてもらえたり。
・あまり資料に頼らずに、雑談ベースでお話ができるのが理想です。(私は上手くできていませんが…笑。地元ネタで会話できると盛り上がったり盛り上がらなかったり…?)
部署構成、編集体制、その記者の行動パターンなど聞いておけると、今後のリレーションに役立ちます。
・話をした記者に答えられなかったことがあったらすぐに確認してメールします。

メールする様子

【8】訪問後
・お礼メールを送りましょう。
・ご挨拶した記者の顔と名前が一致するうちに、自分なりのメモを残しておきましょう。
・私はビジュアルの特徴や話し方、雑談の内容などもメモするようにしています。

【9】その後
・イベントの告知、イベントのレポート、説明会、内覧会など、事あるごとに連絡できます。
・私は存在を忘れられないように、東京でその地域のイベントがあった時なども連絡するようにしています。
(例:東京で山形のマルシェやってたんですけど、〇〇が人気でしたよ!など)

ならきち的ポイント
・飛び込みは私のような小心者だとすごくビビります。ですが、話を聞いてもらえなかったとしても、名刺交換したり、資料を受け取ってもらったりと、何かしらの収穫はあるはずなので頑張ってみましょう。大丈夫です。旅の恥はかき捨て!(笑)

motivation

記者クラブに行くのがおすすめです。県政記者クラブ市政記者クラブに行ってみましょう。一度に複数の記者と話をすることができたり、確実に資料を配布することができます。事前に受付の人に電話して訪問時間を伝えておいても良いと思います。


ひとりごと
少しはご参考になったでしょうか…。広報活動に正解はないと思うので、あくまで一例として見ていただければ幸いです。リングローは東京本社なのでとても広報しやすく恵まれているなと環境に感謝しています。別の都道府県から東京に頻繁に出張に来ている広報さんは、アポとって調整して…っていうのをしょっちゅうやってるんだと思うと本当に尊敬です。しかも私は山形でしか地方PRしたことないんですよね、こんなエラそうに色々書いておきながら(笑)。地域によって、強い新聞があるみたいですね。そういう特色を知るのも楽しいです。他地域にも出張して気付きがあったらまたブログに書いてみたいと思います。